Gestion des factures clients
La création d'une facture est effectuée à partir de deux endroits :
1)-Transfert depuis une commande client du menu Ventes
2)-Depuis l'écran liste des factures
Si la facture a été générée depuis une commande client, vous n'aurez pas besoin de resaisir toute la facture. Seules quelques informations peuvent-être rajoutées tels que l'échéance de paiement, l'acompte, le mode de livraison, les frais de port ou demodifier certaines informations comme les quantités, les remises, etc...
Déscription de l'écran liste des factures clients.
Colonnes :
-ID est l'identifiant de la ligne
-Pièce n° est le numéro de facture+l'année
-Facture n° est le numéro de facture de la pièce en cours
-Date est la date de création de la facture
-Valider est le status de la pièce facture (oui/non)
-Compta indique si la pièce a été comptabilisée (oui/non)
-Cde n° est le numéro de la pièce si celle-ci a été transférée (générée) depuis une commande client
-Code client et Nom de client indique le client à qui a été facturercette pièce
-Total HT est la somme en hors taxes avant remise des lignes de factures.
-Mt Remise (Ht) est la somme des remises appliquées sur les montants hors taxes des lignes de la pièces
-Total HT (net) est le Total HT moins le Mt Remise (HT)
-Total TVA est la somme des montants TVA des lignes de la pièce
-Total TTC est le Total HT (net) plus le Total TVA
-Timbre est le montant du timbre fiscal appliquer sur le Total TTC lorsque leréglement de la pièce est effectuer en espèce.
-Acompte est une somme que le client verse par avance sur le montant global de la facture qui sera déduit sur le montant final
Total Net est le montant final de la pièce et qui représente le Total TTC+Timbre-l'acompte
Déscription de la barre d'outils
1) active en mode création l’écran de saisie facture
2) active en mode consultation l’écran de saisie facture
3) supprime une pièce facture
4) créer un Bon de livraison à partir de la pièce en cours
5) règlement automatique en espèce sans passe par l'écran des règlements
6) valide la pièce en cours
7) active l'écran des règlements factures
8) pré-visualisation du document facture
9) imprime le document facture
10) active l'editeur de document et permet de modifier le document facture
11) affiche le panneau de recherche
12) boutons de navigation au sein de la liste. Le 1er bouton à partir de la droite permet de rafraichir la grille des données lorsqu'on travail en réseau
Création de factures clients
Pour créer des pièces factures, vous devez acceder à l'écran de saisie factures. Cliquez sur ce bouton --->>
situé dans la barre d'outils de l'écran liste factures.
Dans la zone Client, activez la liste de vos clients en cliquant sur le bouton de cette zone. Si le client ne figure pas encore dans la liste, vous pouvez le créer rapidement en cliquant sur le bouton (+) sans passer par le module degestion des clients du menu Administration.
Dans le groupe Facture, la zone numéro est automatiquement renseigner par le programme. Il est recommandé de laisser le programme gérer la numérotation de facture.
La zone Date est automatiquement renseigner
Dans Echéance indiquer une date pour l'échéance de paiement de la facture
Dans Acompte saisie l'acompte versé par votre client. Il sera automatquement déduit du Total Net lors du réglement définif de la facture.
Dans Livraison, indiquez la date et le mode de livraison de la marchandise facturées si la livraison est effectuée par vos soins.
La zone Bloqué vous servira à bloquer la facture qui empechera tout opération jusqu'à ce que vous l'aurais débloqué.
Onglet Lignes de la facture
C'est dans cet onglet que vous allez commencer par insérer des articles dans la facture.
1)-Positionnez le curseur dans la cellule Code article et cliquez sur le bouton qui apparait dans la cellule.
2)-Si vous utilisez un lecteur de codes à barres, cliquez sur la zone Insertion par code barre puis scannez l'etiquette à l'aide du lecteur. L'article devrait apparaitre dans la grille. Dans la cas contraire, si le code à barre de l'article n'a pas été renseignez sur la fiche de l'article, le programme vous proposera de l'inserer depuis le bouton de la cellule.
Sélectionnez l'article à insérer et cliquez sur le bouton OK ou double cliquez sur la grille et votre article est inséré. Le curseur est immédiatement positionner dans la cellule "Qté Cdée" dans laquelle vous devez renseigner la quantité à facturée pour l'article que vous venez d'insérer. Par défaut la quantité est 1. Vous pouvez si vous le désirez, modifier le taux de la tva dans la cellule "TVA (%) ".
Si vous avez associer le client à une famille sur la fiche du client, le prix de vente HT afficher sera celui que vous avez paramétrer à l'onglet Prix/famille de clients sur la fiche de l'article et non celui le pu de vente principal que vous avez renseigner à l'onglet Prix & Tarifs. Consultez à ce propos l'aide sur la gestion des familles de clients du présent manuel
Déstockage des quantités facturées
(si parametrer en déstockage à la facturation)
La colonne Déstockage contient le dépôt ou le magasin par défaut paramétrer à l'onglet Stocks de la fiche de l'article. Les quantités de l'article seront déstockées depuis ce lieu lors des mouvements de stocks après la sauvegarde de la pièce. Vous pouvez modifier cette colonne si vous devez déstocker depuis un dépôt ou magasin autre que celui renseigner par défaut. Notez que, cette colonne est prise en compte que si vous avez paramétré les mouvements de stocks en automatique dans Type de mouvement à l’onglet Stocks dans Paramètres de la société et Type de pièce de stockage en facture client dans le même onglet. Dans le cas contraire, les modifications dans cette colonne n’auront aucun effet sur les mouvements de stocks. Pour modifier l'emplacement de déstockage, cliquez dans la cellule Déstockage ou avec le bouton droit sur la commande Dépôt/magasin de stockage
Pour insérer un autre article, cliquez sur le bouton Insérer ligne au bas de la grille ou en cliquant avec le bouton droit de la souris pour activer le menu contextuel et sélectionnez la commande similaire.
Insérer des numéros de séries d'articles
Lorsque vous facturez des articles sérialiser, il est possible de faire figurer leurs numéros de séries dans la facture et de les gérer dans la facturation d'une manière générale. Pour insérer des numéros de séries pour un article, procédez comme suit :
-cochez la case « Afficher les n° de séries située au bas de la fenêtre pour afficher la grille des numéros de série.
-sélectionnez dans la grille des articles l’article que vous allez livrer
-cliquez avec le bouton droit de la souris sur la grille des numéros de série.
-activez la commande "Ajouter numéro de série"
-dans la fenêtre qui s'active, sélectionnez le numéro et appuyez sur le bouton OK
Vous pouvez ajouter rapidement des numéros dans cette même fenêtre et, par la suite, vous compléterez si vous le souhaitez, leurs informations (fabricant, marque) dans le module principal
2eme grille pour les numéros de séries
insertion d'un numéros de série dans une facture
Appliquer les remises sur factures clients
Dans DjaSoft Stocks & Commercial il est possible d'appliquer des remises clients par pourcentage et par ligne en hors taxes dans les pièces factures doit, facture proforma et commande client. En plus du taux de remise en %/ligne, il est possible d'appliquer une remise par montant/ligne ou globalement par pièces. Il suffit d'entrer le montant ou le taux de la remise dans la ligne que vous venez de créer. Si vous appliquez une remise globalement à toute la pièce, il suffit d'entrer le montant ou le taux global de la remise dans les zones du volet droit des zones totaux.
Double-cliquez sur les zones Remise (HT) ou la zone en (%) ou simplement en entrant le montant/taux et d'appuyer sur la touche Entrée du clavier.
Remise par ligne de pièce
Remise globale sur la pièce
Cliquez dans la cellule Rem. (%) si vous devez appliquer une remise à votre client sur l'article en cours.
Pour ajouter un autre article, cliquez sur le bouton Inserer ligne situé au bas de la grille puis répétez l'étape 1 ou 2 décrtite ci-dessus.
NOTE
A la création et juste àprès l'insertion du client, une ligne est déjà automatiquement insérée.
Appliquer une retenue de garantie
Vous pouvez appliquer une retenue de garantie exigée par votre client dans une facture de travaux ou de prestation de service par exemple. Cette somme vous sera reversée par ce dernier après un certain délai de garantie. Dans le cas où la gestion des contrats n'est pas activer dans le logiciel, la facture doit être générer dans un 1er temps et, par la suite, appliquer les étapes ci-dessous pour insérer le taux de la retenue de garantie.
-en mode consultation, double-cliquez sur la zone Retenue de garantie en (%)
-renseignez le taux dans la boite et validez
Dans le cas où la gestion des contrats est activé et que vous devez associer les contrats à vos factures, le taux de la retenue de garantie doit-être renseigné sur la fiche du contrat. Par la suite, lorsque vous sélectionnez le contrat dans la zone Contrat n° en saisie de facture, le taux de la garantie sera automatiquement renseigné sur la facture et le montant automatiquement calculé après la sauvegarde de la pièce.
Facturation avec retenue de garantie
Si vous aimeriez insérer une note à votre article ou que vous aimeriez décrire avec un plus de détail la facturation de l'article, double-cliquez sur la colonne de l'article (mode création ou consultation) et saisissez la déscription et eventuellement la période en renseignant les dates début et de fin.
Vous pouvez faire apparaitre cet ajout dans les documents factures comme dans la figure ci-dessous
Cette fonctionnalité pourrait être utile lorsque vous facturez des prestations de services de type réparation, location, abonnement, etc... Pour plus d'informations, consultez la FAQ :
Insérer une note-description sous un article facturer
relative à cette fonctionnalité.
Une fois terminer l'insertion des articles et avant de sauvegarder, vous pouvez renseignez les zones mode de livraison et frais de port.
-Frais port HT, renseignez cette zone si vous devez facturer les frais de port en hors taxes
-TVA F/P (%) (TVA Frais de Port). C'est la TVA appliquer sur les frais de port (en pourcentage)
Pour les pays gérant l'eco-participation (ecotaxe), celle-ci est automatiquement calculer si vous avez renseignez la zone ecotaxe sur la fiche de l'article. Si c'est le cas, et que vous souhaitez que le programme ne calcule pas l'ecotaxe sur la pièce en cours seulement, alors cochez, avant de sauvegarder, Ne pas calculer l'eco-taxe située au bas de la grille.
Aprés cela, vous pouvez sauvegarder en cliquant sur le bouton --->>
Pour Annuler la saisie de la facture, cliquez sur ce bouton --->>
Pour modifier l'entête de la facture et/ou ces lignes, mettez la pièce en mode édition en cliquant sur ce bouton --->> 
. Et une fois terminer, cliquez sur sauvegarder --->>
Gérer les taxes des factures clients
Onglet Autres taxes (Lignes)
Cet onglet est disponible depuis la version 3.9.4. Il est en rapport avec l'onglet Taxes-lignes de la fiche article. En effet, si des taxes (non TVA) ont été paramétrer sur la fiche de l'article, ils seront importer et calculer automatiquement après la création et la sauvegarde de la facture. le calcul du montant de la taxe est effectuer sur le montant hors taxes après remise (montant HT) pour chaque ligne de facture. Le traitement de ces taxes etant automatique, aucune opération n'est à effectuer à cet endroit. A l'exception de la commande Supprimer sur la grille des taxes qui sert à recalculer ces derniers et non pas à les supprimées définitvement.
Onglet Autres taxes (globale)
Cet onglet vous permet d'insérer d'autres types de taxes que la TVA dans vos factures.Contraitement à l'onglet Autres taxes (lignes), la détermination des montants de taxes sur les articles est effectué sur le total HT de ces derniers (somme des montants HT des lignes). Vous devez au préalable créer les types de taxes dans le module taxes du menu Administration. Pour plus d'information sur ce module, consultez l'article sur la gestion des taxes. Après la création des taxes, vous pouvez utiliser l'onglet Autres taxes (globale) pour inserer les taxes désirer. Cette opération est à effectuer après avoir créer et sauvegarder la facture. Pour ce faire, activez l'onglet Autre taxes et séléctionnez Insérer taxes en cliquant avec le droit de la souris sur la grille. Après l'insertion, la facture est automatiquement recalculer
Les réglements de factures clients
Onglet Règlements et Echéances
Identique à celui de la fiche facture fournisseur, cet onglet vous permet d'effectuer les règlements de vos factures clients et d'accorder des délais de paiements en générant un echéancier permettant de suivre vos paiements. Ces opérations ne sont effectuées qu'aprés la création de factures. La grille de données de 'longlet Réglements & Echéances regroupe les réglements qui ont été effectués, ceux qui ne l'on pas été (mis en echéances de paiement) et l'acompte. C'est à cet endroit donc, que vous allez effectuer vos différents traitements sur les réglements et les echéances.
Création d'un réglement de facture
Le réglement de factures se déroule en trois etapes :
1-création de la ligne de réglement
2-echeancement si il y a lieu
3-son réglement définitive
Pour effectuer un réglement, localisez la facture et procédez comme suit :
-affichez le menu contextuelle à l'aide du bouton droit de la souris sur la liste puis activez la commande Créer/Regénerer réglement. Une ligne de réglement sera créer et visible sur la liste. Le montant du réglement représentera le Total Net à payer correspondant à la zone Total à Payer située au bas de la liste de l'onglet Lignes de la facture. A ce stade, la facture n'est toujours pas régler pour la raison que son paiement pourrait être echéancer à l'aide de la commande Eclater le montant. Il s'agit du montant de la ligne de réglèment.
-renseignez, si il y a lieu, la colonne Echéance en activant la fenêtre de saisie de la date echéance à l'aide du menu contextuel et indiquez un délai de paiement de la facture.
-activez la commande Régler du menu contextuel puis procedez à son règlement.
Echéances de réglements
Pour permettre à vos clients de régler une facture en plusieurs echéances. Vous pouvez partitionner le montant de la ligne de réglement que vous avez créer précédemment. Pour ce faire, procédez comme suit :
-affichez le menu contextuelle à l'aide du bouton droit de la souris puis activez la commande Eclater montant . Deux choix de partionnement vous sont proposés dans la fenêtre qui s'active :
1-En nombre d'echeances.
Ce choix permet à votre client de régler sa facture en tranches dont vous aurez indiquer le nombre dans la zone Nombre. Le montant du réglement sera donc diviser par ce nombre dont le résultat génerera plusieurs réglements equivalent au nombre indiquer.
2-En tranche de montants egaux.
Ce choix permet d'accorder à votre client la possibilité de régler sa facture en plusieurs tranches de montants identiques. Le montant du réglement sera donc diviser par le montant que vous aurez indiquez dans la zone Montant. Le résultat ainsi obtenu, sera donc plusieurs réglements de montant egaux.
-insérez les dates echéances pour chaque lignes de réglements dans la colonne Echéance
Vous pouvant fractionner autant de fois, que nécéssaire, les lignes de réglements obtenues.
Il suffit de séléctionner la ligne et de répeter la même opération à l'aide de la commande Eclater. Aprés le partitionnement du réglement, des anomalies pourraient se produire mais pas souvent, au niveau des centimes. Dans ce cas, activez la commande Corriger montant et effectuez la correction.
La commande Fusionner les réglements est l'inverse de la commande Eclater. Elle vous permet de groupé plusieurs lignes de réglements et leurs montants seront cumulées en une seule ligne de réglement. Pour ce faire, procédez comme suit :
-séléctionnez les lignes en cochant les cellule liste. Pour séléctionner/désélectionner toutes les lignes, vous pouvez utiliser la commande correspondante à l'aide du bouton droit de la souris sur l'icone en forme de flêche située au-dessus de la case à cocher de la 1ere ligne. Une fois la sélection terminer, activer la commande Fusionner et confirmez le traitement.
NOTE
Si des un ou des réglements sont effectuer sur la facture et que le Total Net à payer de celle-ci à changer suite à des modifications apportés sur ces lignes (quantites, prix unitaire, remise, etc...)
Deux possiblités se présentent pour modifier la ou les lignes des réglements :
1-annuler (suppression logique) les réglements et activer la commande Créer/Regénerer le réglement qui mettra à jour la ligne de réglement.
2-supprimer les lignes de réglements dans les deux listes à l'aide de la commande supprimer le(s) règlement(s) (suppression physique)
Attention toutefois, pour des raisons de sécurité, le programme ne vous laissera pas supprimer physiquement des réglements. Pour autoriser la suppression physique, rendez-vous à l'onglet Reglèment de Paramètres de la société et cochez Autoriser la suppression physique des réglements.