lundi, 21 octobre

 Gestion des articles  

Les caractéristiques d'un article dans DjaSoft sont diversifiées. Leurs gestion donc,  au sein de l'application est assez complète du fait de cette diversité des informations qui les identifient.Pour consulter la liste de vos articles, activez la commande Articles du menu Administration. Vous obtenez un écran contenant des grilles de données à quatre onglets. C'est à cet endroit que vous allez devoir gérer tous vos articles.  L'onglet "Tous les articles" est activer par défaut, représentant la liste de vos articles. 

liste des articles

 

Onglet Tous les articles 

La 1ere colonne identifie le code de l'article qui est alphanumérique. Ce type de code concaténé doit-être paramétrer, avant de commencer à exploiter l'application, depuis l'onglet codification dans Paramètres de la société du menu Dossiers. 
La 2eme colonne représente la désignation de l'article.
La 3eme colonne vous indique le Prix Unitaire en TTC de l'article
La 4eme colonne vous renseigne sur la disponibilté du stock de l'article (Stock réel)
La 5eme colonne est la famille auquel est rattaché l'article.

Onglet Articles-Tarifs

Cet onglet vous affiche les différents tarifs que vous aurez paramétrer, dans la  fiche article pour l'article en séléction dans la grille. Nous y reviendrons sur ces paramètres à la création d'un article.

Onglet Articles-nomenclature

Cet onglet vous affiche les articles qui sont composés d'élements (nomenclaturer) 

Création d'articles

Pour commencer à créer vos articles, cliquez sur le bouton Créer --->>   depuis la barre d'outils située au-dessus de la grille. Vous pouvez également activer ce même bouton dans la fiche article lorsque vous avez accéder à l'aide de ce bouton   pour une consulation d'articles.
Une fois la saisie de l'article terminer cliquez sur ce bouton --->>Pour modifier les informations sur un article --->>

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton disquette.

fiche de création article

 

 

-Dans la zone code article, le programme vous propose un code que vous pouvez modifié. Attention toutefois, le code étant l'identifiant principal de l'article, il doit-être unique sinon, le programme vous préviendra de l'impossibilité de valider.

-Dans la zone Désignation indiquez le libellé de l'article qui figurera sur vos différents états.

-Indiquez la  Famille auquelle est rattaché l'article.

-Dans la zone Référence, indiquez la référence de l'article qui pourrait-être une désignation courte ou une désignation complétementaire, information technique

-Dans la zone code à barre, renseignez le code à barre de l'article si celui-ci doit-être gérer par ce type de code.

-Renseignez la zone Garantie  (en jours) si l'article est soumis à un délai de garantie.
-Cochez la case  Bloqué  si vous souhaitez établir une différence entre certains articles, 
à savoir : 

  • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
  • ou d'une rupture de stock proche

Certains articles ne peuvent être stockés mais doivent cependant apparaître sur la facture.

Exemple   
-Main d'œuvre, prestation, produits consommables...   
-Vous pouvez alors décider de ne pas gérer le stock de certains articles en laissant la case  Gestion stockdécocher

Paramètres de stocks

Type de stock: cliquez sur le bouton de la zone pour sélectionner le type de stock de l'article (consommable, articles à la ventes, matières premières, etc...). 
Si le type de stock n'est pas présent dans la liste de sélection, cliquez sur le bouton + (plus) pour le créer ensuite cliquez à nouveau sur le bouton de la zone
Type de gestion de stocks: si la case Gestion de stocks est cochée, par défaut l'article est gérer au PAMP. Sélectionnez le paramètre dans la liste, si l'article est gérer en lot.

La méthode utiliser pour la valorisation des sorties de stocks dépend du paramètre de gestion de stock choisi dans Type de gestion sur la fiche de l'article. En effet, deux paramètres sont disponible à cet endroit:

1- PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) : lorsque ce paramètre est activer pour l'article, c'est le PAMP qui sera déterminé à l'enregistrement d'une ligne mouvement de stock
2-LOT: lorsque ce paramètre est activer pour l'article, c'est le prix unitaire d'achat du lot sortie qui sera enregistré dans la ligne de mouvement de stocks.

indicateurs de stocks article

 

 

REMARQUE
Dans la variante  (aDvanced Edition) , si vous décidez de gérer le stock de l’article ce même article apparaîtra dans l’onglet Stock affecté par défaut au dépôt/magasin central (principal).

- Le Stock réel  est une zone numérique qui n’est pas accéssible. Elle n'est renseignée qu'à la création d'un article
par la saisie du stock initial et sera calculée automatiquement par le programme au fur et à mesure des entrées/ sorties de stock.
Si vous souhaitez modifier le  Stock réel, vous devez effectuer : 

  •   une  entrée de stock manuelle  écran mouvements des stocks
  •   une  régulation de stock : écran régulation de stocks
  •   écrans Entrées/ Sorties de stocks du menu Stocks

Lorsque vous saisissez un stock de départ (zone stock initial) , le programme génère automatiquement un mouvement de stock.
Toutes les entrées et sorties d'articles sont donc inscrites dans la table des  mouvements de stocks.
- Le Stock théorique  correspond à la quantité en  Stock réel  moins la quantité en Stock client  facturée plus les factures fournisseurs.
- Les zones  En facture client  et  en facture four. sont inaccéssible. Car elles sont  automatiquement calculées  en fonction des factures d'achats et / ou  ventes. Cependant, les libellés de ces deux zones qui seront affichées, seront fonction du choix des paramètres de stockage et du déstockage que vous aurez effectuer à l'onglet Stock de l'écran Paramètres de la société. Dans notre cas, nous avons paramétrer en mode de stockage/déstockage par pièce facture. Si vous paramètrez par pièce de livraison les libellés de ces deux zones seront :
-En livaison client
-En livraison four.
-Renseignez un  Stock mini  afin de pouvoir généré, entre autres, les états de réapprovisionnement de stocks  (liste des articles dont le stock réel est inférieur au stock minimum).    
Cette zone permet également de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du traitement des  Commandes fournisseurs des articles en rupture de stock.  
-Vous pouvez également indiquer un Stock maximum de quantité. 
Lorsque cette zone est renseignée, vous  pouvez généré la liste des articles surstockés (le stock réel est supérieur au stock maximum).    
Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des  Commandes fournisseurs des articles en  rupture de stock .

Onglet Prix & Tarifs

A partir de cet onglet vous pouvez  paramétrer les différentes informations nécessaires à la gestion de vos prix :   
- A partir du prix de Vente HT   
 Lorsque vous cochez cette option, les zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT seront actives
- A partir du prix de Vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous avez accès aux zones Prix d'achat HT et  Prix de vente TTC.
Par contre, lorsque l'option  Fixer le coefficient de marge  est active, la modification du prix d'achat  entraînera la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).       
- La zone numérique  Prix d'achat HT n’est pas obligatoire. Toutefois, cette zone prendra comme valeur le derniere PU d'achat de l'article lors de son mouvement de stock
- Les sorties de stocks sont évaluées à un coût moyen pondéré   PAMP  (Prix d'Achat Moyen Pondéré). Le PAMP est calculé automatiquement au fur et à mesure des  entrées  en stock.


ATTENTION !

Si un article gérer en stock est inséré avec un stock initial une ligne de mouvement est inscrite dans la table des mouvements de stocks et aura comme PAMP de départ le PU d'achat comme décrit ci-dessus. Si une erreur de saisie du PU d'achat s'est produite  entraînant un PAMP erroné  (visible à la zone PAMP) dans ce cas corrigez le PU d'achat et après sauvegarde, activez la commande Corriger le PAMP du menu Traitement sur la fiche article

Vous pouvez gérer plusieurs tarifs pour vos articles par tranches de quantités.Cela vous permet d'effectuer des rabais lorsque la quantité de l'article facturer  est importante. La quantité doit se trouver au sein d'une borne minimale et maximale ou de plusieurs bornes progréssives. Vous avez la possibilités de fixer jusqu'a quatre tarifs.

Pour cela, cochez "Activer la gestion des tarifs" au bas de la grille (en mode consultation, aprés création de l'article) et cliquez sur le Bouton "Inserer" pour insérer des indices tarifaires. Cliquez dans la celulle de la colonne VALEUR HT pour renseigner le tarif  et renseignez les celulles des colonnes Qté Min. et Qté Max. ensuite cliquez sur le bouton Valider pour valider votre insertion.

Par la suite,  le Prix Unitaire HT de cet article affiché en saisie de facture et/ou commande sera celui dont la quantité saisie se trouvant entre la borne Qté Min. et Qté Max.

 Onglet Prix/famille de clients

Dans cet onglet, vous pouvez gérer différents prix de vente d'un article pour chaque famille de clients (grossistes, détaillants, etc...) .
Pour savoir comment défnir différents prix de vente par famille de clients, consultez 
l'aide sur les familles de clients du présent manuel.

Onglet Taxes-lignes

Cette fonctionnalité est présente depuis la version 3.9.4, elle vous permet d'insérer des taxes non TVA à l'article. Lorsque vous insérez l'article en saisie de facture ou en tout autre pièce commerciale où la fonctionnalité est disponible, la taxe que vous aurez insérer sera automatiquement calculer pour cet article. Notez que, par défaut, la TVA est le traitement de base dans le logiciel. Ce type de taxe n'est donc par concerné par cette fonctionnalité. Pour insérer une taxe que vous auriez préalablement créer sur la fiche des taxes,  procédez comme suit :
-positionnez-vous sur l'article concerné
-sur la grille cliquez avec le bouton droit et activer la commande "Ajouter taxe"
-pour desactiver le calcul de la taxe sans pour cela la supprimer, activez la commande "Le calcul de la taxe est activer". La colonne "Calcul activer" vous renseigne sur le status du calcul 

 Onglet infos techniques

A cet onglet vous pouvez saisir les informations sur le conditionnement, les poids net et brut de l'article ainsi que des informations techniques précisant davantage l'article tel que :
longueur, largeur, hauteur, vitesse, puissance, capacité, débit, volume, température.
Ces informations sont utiles si vous souhaitez les faire apparaitre dans votre catalogue client ou simplement sur la fiche technique accompagnée de sa descripton et photo que vous pouvez editer depuis la barre d'outils de la fiche de l'article. 

Onglet Fournisseurs

Cet onglet apparu depuis la version 3.8, affiche une liste des fournisseurs de l'articles en cours avec certaines informations. Vous donc  êtes tenu informer des fournisseurs chez lesquels votre article est disponible. Utile egalement lors de la génération automatique (si option disponible) de bons de commandes pour des réapprovisionnements lors des ruptures de stocks. Cette liste est mise à jour de deux manières :
-Automatique : lorsque vous créez des commandes fournisseurs. Durant le processus de création de commande le programme insère le fournisseur dans cette liste si il ne figure pas. Les informations comme le dernier prix unitaire d'achat chez le fournisseur, la dernière quantité commandée de l'article sont egalement mis à jour dans cette liste.
-Manuelle :  vous pouvez faire des insertions et modification en cliquant avec le bouton droit de la souris sur cette liste.

fiche article fournissieur

 

La 1ere ligne en bleu est la désignation de l'article courant sur la fiche
Référence article : est l'identifiant de l'article chez votre fournisseur
Fournisseur : est le fournisseur de l'article
Marque : est la marque de l'article
Qté à commander : est la quantité de l'article à commander  lors de la génération automatique du bon de commande fournisseur notamment lorsque vous commandez toujours la même quantité
PU ACHAT HT : est le prix unitaire de l'article chez votre fournisseur
Remise (%) : dans cette zone vous indiquerez la remise constante  que votre fournisseur vous a accorde à chaque fois vous commandez l'article

 Onglet Marques

Cet onglet est présent depuis la version 3.9. Initialement on ne pouvait insérer qu'une seule marque pour un article (onglet divers)  Il vous permet donc d'insérer plusieurs marques pour un article. Par exemple, pour un article téléphone mobile on aura les marques suivantes  :
-Nokia
-Sony Erricson
-Motorola, etc..

Pour ce faire, positionnez-vous sur l'article pour lequel vous aimeriez insérer des marques, activez l'onglet Marques et cliquez avec le bouton droit de la souris et activez la commande "Ajouter une marque pour cet article" du menu contextuel. Cette opération est à effectuée en mode consultation article.

marques des articles

 

Onglet nomenclature (composition d'articles)

Par exemple: 
-un micro-ordinateur est un article composé de carte mère, disque dur, différent  lecteurs etc..., 
-une cabine saharienne est composée de lit,table, climatiseur etc...

Chaque article que l’on nomme composé peut provenir de plusieurs articles que l’on nomme composants.

La gestion des nomenclatures est diffèrente selon le mode que vous auriez paramétré. En effet, il existe deux mode de gestion des nomenclatures à savoir, le mode production (fabrication) et le mode vente pour plus de détails voir onglet stock de la commande Préférence.

Onglet Stocks

Djasoft permet de gérer une nomenclature d’article composable.

nomenclature d'articles

 

Disponible seulement dans les variantes Stocks et Advanced.
Cet onglet vous renseigne sur les différents mouvements à travers les dépôts ou les magasins de l’article en cours.

A la création d’un article dont la case « Gestion de stock » est cochée, celui-ci apparaîtra également dans la grille de l’onglet Stock et sera automatiquement affecté au dépôt/magasin principal. (la case dépôt principal est renseignée) . Le dépôt principal est le dépôt d’oû s’effectue les mouvement de stock de l’article lors des validations de stocks.

Si le stock de l’article est insuffisant dans le dépôt/magasin principal  pour satisfaire une livraison alors cliquez sur le bouton "Modifier" et changer de dépôt/magasin oû le stock del’article est disponible le mouvement de stock  s’effectuera à partir de ce nouveau dépôt.

Exemple :
L’entreprise de briqueterie  possède deux dépôts de briques l’un à Alger et l’autre à Oran dont le principal est situé à Alger,  les mouvements de stocks s’effectuant régulièrement depuis ce dernier.  Lorsque le stock est indisponible à Alger et que celui-ci est disponible à Oran vous pouvez changer de dépôt principal en y affectant celui de d'Oran d’oû par exemple, se feront les enlèvements.

-le bouton  "Ajouter" vous permet d’ajouter un dépôt ou un magasin et d’y affecter l’article en cours.
-le bouton "Transférer "  vous permet de transférer des quantités de stocks entre dépôts ou entre magasins de stockage organisés dans l'application

Onglet Charges

Dans cet onglet, vous renseignerez les charges générer par les frais d'approches pour les articles figurant dans la facture d'achat. Cliquez sur le bouton droit dans la grille de données pour insérer/supprimer des charges ou importer des charges depuis la famille de l'article.

Onglet Historiques des Ventes

Celui-ci vous donne une représentation graphique et mensuelle des quantités vendues de l’article en cours. Cliquez sur le bouton droit de la sourie, pour accéder aux commandes du graphiques

Onglet Divers 

Cet onglet vous affiche diverses informations dont la saisie n'est pas obligatoire.

Groupe Mesures & Poids

-Renseignez la zone U/M pour Unité de Mesure
-Renseignez la zone Cond pour Conditionnement

-Renseignez les zones Poids Net et le Poids Brut. Utile lorsque vous expédiez vos articles par voie postale ou autre. Cela vous permettra de déterminer les frais de port et de renseigner la zone correspondante sur l'écran facture.

Groupe Fournisseur

Vous permet d'indiquer le fournisseur de l'article en cours.

-Renseignez la zone "Code" qui est celui du votre fournisseur
-Renseignez la zone "Réf. article" qui est le code de l'article chez votre fournisseur.
-Renseignez la zone "Qté à cdée" si la quantité de l'article à commandé chez votre fournisseur est toujours la même.
-Renseignez la zone Marque si votre article possède une marque

NOTE

Il est  recommandé  de créer les unités de mesures,conditionnements et les marques que vous utilisez souvent pour vos articles et ce, avant de commencer à  crées vos articles.