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Importation de données

 

Menu Outils, Importer

 

L'importation de vos données doit être exécutées dans l'ordre suivant avant de commencer à exploiter vos données dans le logiciel:

1- Initialisation de la base de données menu Serveur, Initialiser la base de données
2- Création du dossier de paie de démarrage si l'option paie est activée
3- Activer le menu Outils, Importer les données
 

Notez que vous ne pouvez importer que le nombre d'employés autorisés à titre de démonstration dans la version d'essai ou par la clé de licence

 

Les données que vous pouvez importer  dans l'application sont :
les employés, les emplois et les salaires. L'import des salaires ne peut être effectuer que si l'option paie n'est pas activée.
 Vous utiliserez l'importation de données depuis un classeur excel notamment de vos employés lorsque vous exploitez pour la 1ere fois le logiciel. L'avantage fourni avec cette fonctionnalité est de pouvoir non seulement importer vos employés mais aussi les éléments de paie seront automatiquement générés avec l'option "Générer les rubriques" à la condition de bien renseigner, dans le classeur,  les groupes d'employés auquel ils sont associés, ce qui permet un gain de temps considérable. Vous devez donc au préalable, définir les éléments de paie de vos groupes d'employés afin que l'importation de données réussisse avec cette option. La génération des éléments de paie est effectuer à l'aide des groupes d'employés grâce auquel vous auriez paramétrer les éléments de paie pour chaque groupe d'employé.. 


Remplissage du fichier source


Vous devez remplir le fichier modèle source par vos propres données à importer en respectant la règle de l'association de chaque colonne source avec celle de destination. Ce fichier "Employe.xls" est localisé dans le dossier Modèles du dossier Import. Vous ne devez absolument pas modifier ou supprimer les noms de colonnes sources. Il n'est pas obligatoire de remplir toutes les colonnes source. Cependant vous devez le faire pour  certaines qui sont obligatoires. Veuillez consulter le paragraphe "Colonnes obligatoires de remplissage" pour savoir quelles sont les colonnes à remplir.
 




Il est recommandé de faire une copie du modèle source et de travailler sur cette copie en préservant l'originale intacte.
  

Avant d'entamer l'import de vos données, vous devez absolument prendre connaissance des règles à respecter et des paramètres à utiliser dans le fichier source pour réussir votre import de données. Consultez à ce propos le sujet sur Règles et paramètres de l'import du présent manuel.
  

Pour commencer l'import de vos données, activez le menu Outils et sur Importer les données
 

-Table : sélectionnez la table vers laquelle vous allez importer les données depuis votre classeur Excel
 
-Nom de fichier: cliquez sur le bouton et chargez votre classeur Excel contenant les données à importer
-Vider la table de destination : si cette case est cochée la table de destination sera vidée 
-Utiliser la dernière association : si cette case est cochée et que vous avez déjà sauvegarder lors d'une précédente importation, l'association entre les champs source et ceux de destination, l'importation chargera dans la liste "'Association" l'association depuis le modèle sauvegarder. Ceci est utile si vous faites régulièrement  des importations de données qui vous évitera donc de refaire à chaque fois l'association. Si cette case n'est pas cochée vous devez alors effectué l'association de champs source et destination en chargeant préalablement votre classeur Excel. 
-Sauver l'association : case cocher, ceci sauvegardera, après l'importation, l'association entre champs sources et destination si vous devez effectué régulièrement l'importation avec la même définition de l'association. 
-Type d'import:
1 - Insertion : cette option permet les employés si inexistants dans la base de données. Avec cette option les éléments de paie seront généré si l'option "Générer les rubriques" est cochée.
2- Mises à jour: cette option permet de mettre à jour les informations des employés si existant dans la base de données. Avec cette option, les éléments de paie ne seront pas générés.  

Association des champs sources et destination


Lorsque vous chargez votre classeur Excel vos données sont chargées dans la liste "Données source" et les noms de colonnes du fichier source ainsi que les champs de la table de destination sont affichés dans les listes "Champs du fichier source" et "Champs de la table de destination" du volet droit. La liste "Association" sera, elle,  chargée que si vous avez coché l'option "Importer depuis le modèle". Il est strictement recommandé de ne pas modifier ou de supprimer les colonnes source du modèle d'importation.
 La liste des associations de champs est automatiquement remplie au chargement du fichier excel à la condition que les colonnes source du classeur excel n'ont pas été modifiées ou supprimées.Sélectionnez un champ de la 1ere liste et un champ de la 2eme liste et cliquez sur le bouton "Associer champs". L'association sera visible dans la 3eme liste. Le champ de la 1ere sera importé dans le champ de la 2eme liste. Pour supprimer l'association, sélectionnez  dans la liste Association l'association et cliquez sur le bouton  "Supprimer l'association" Répétez autant de fois cette opération pour les champs à importer en tenant compte de la règle à respecter. 

Une fois l'association terminé, cliquer sur le bouton Importer mais avant cela, cliquez sur le bouton Vérifier pour s'assurer que les données seront valides pour l'import.
 



Il est recommandé de laisser le programme gérer les associations.
  



Colonnes et valeurs obligatoires de remplissage
  

Le modèle source fichier "employe.xls"  contient par défaut les données et paramètres de la version d'essai

Vous pouvez vous inspirer des types de données de ce fichier lors du remplissage du fichier source

                                                    

                                    

 

TABLEAU DES PARAMETRES DU FICHIER SOURCE

 

COLONNE SOURCE REQUIS  DESCRIPTION TYPE


TAILLE
MAXI

 

EMPLOYE_ID Oui matricule unique de l'employé. Si l'incrémentation automatique est à Oui à l'onglet Compteur de la fiche Employeur affectez la valeur zéro dans cette colonne, renseignez le matricule sinon. Entier  
UNITE_ID Oui colonne ID de l'unité d'affectation de l'employé à récupérer depuis la liste des unité Entier  
STRUCTURE_ID Non colonne ID de la structure d'affectation de l'employé à récupérer depuis la liste des unité. UNITE_ID est requise Entier  
GROUPE_EMPLOYE_ID Oui colonne ID du groupe d'employé associé à l'employé à récupérer depuis la liste des groupes d'employés Entier  
PREFIXE_MATRICULE Non Concaténé au matricule Caractères 3
SUFFIXE_MATRICULE Non Concaténé au matricule Caractères 3
EMPLOYE_NOM Oui nom de l'employé Caractères 30
EMPLOYE_PRENOMS Oui prénoms de l'employé Caractères 30
NOM_JF Oui nom de jeune fille Caractères 30
EMPLOI_ID Oui colonne ID de l'emploi à récupérer depuis la liste des emplois Entier  
DATE_NAIS Oui  Format jj/mm/aaaa ou jj-mm-aaaa Date  
PRESUME_MOIS Oui obligatoire si date_nais non renseignée Entier  
PRESUME_ANNEE Oui obligatoire si date_nais non renseignée Entier  
LIEU_NAIS Non Lieu de naissance Caractères 50
DATE_EMBAUCHE Oui Format jj/mm/aaaa ou jj-mm-aaaa Date  
EMPLOYE_SEXE Oui Valeur M ou F Caractères 1
SIT_FAMILLE Oui CE=CELIBATAIRE, MA=MARIE, DI=DIVORCE, VE=VEUF(VE) Caractères 2
NB_ENFANT Non nombre d'enfants pour non célibataire Entier  
NATIONALITE_ID Non nationalité colonne ID de la table des pays Entier  
COUNTRY_ID Oui pays de naissance colonne ID de la table des pays Entier  
TYPE_PAIE Oui M=MENSUEL, H=HORAIRE Caractères  1
CONTRAT_CODE Oui colonne TYPE de CONTRAT à récupérer depuis la table Types de contrat   CDD, CDI, Caractères 6
SALAIRE_BASE

Oui

salaire de base de l'employé si l'option paie est activée Numérique  
CODE_GROUPE_COTISANT

Oui

code du groupe de cotisant à récuperer depuis le menu Paie, Groupe de cotisant Caractères 10
EMPLOYE_SORTIE Non Valeur 1 si employé sortie, vide ou 0 si présent Entier (vide, 0) ou 1
SORTIE_ID Non colonne ID du motif de départ de l'employé si sortie de la société. Entier (vide, 0) ou 1
QUALIF_ID Non colonne ID de la qualification professionnelle.   (vide, 0) ou 1