Le présent article concerne la version 1 de CPaie pour les versions 2 et superieures, veuillez consulter l'aide locale intégrée au logiciel.
Lorsque le mois de paie en cours est terminé, que les salaires ont été correctement calculés et décaissés, les états nécessaires pour l’archivage et la comptabilité ont été imprimés, alors vous voudriez certainement travailler sur le mois suivant. Pour ce faire, 2 opérations doivent êtres exécutées pour pouvoir travailler sur le nouveau mois de paie qui suit et sur de nouvelles données. Il s’agit de la clôture du mois de paie en cours et de la bascule de la paie des données de ce mois vers le mois suivant.
Clôture mensuelle de la paie
Menu dossier, Liste des dossiers, commande Clôturer le dossier
C’est l'opération qui consiste, lorsque le traitement de la paie est terminé, à fermer le dossier de paie de façon à ce qu’il soit protégé contre les modifications et ainsi de pouvoir basculer vers le mois de paie suivant. Notez que, vous ne pouvez basculer la paie sans l’avoir clôturer préalablement. Vous utiliserez donc cette commande, que lorsque le traitement de la paie à été correctement effectuer.
Durant la fermeture, cette opération vérifie que toutes les paies des salarié(e)s ont été calculer, décaisser, que les bulletin de paie ont été éditer. Dans le cas contraire, le programme vous informera en vous laissant le choix pour la fermeture, à l’exception du calcul des salaires qui, s’ils n’ont pas été calculés, il refusera de clôturer le dossier. Au terme de la vérification de la paie, une sauvegarde physique (archivage du mois de paie) sera effectuer à l’endroit indiqué par le programme. Vous pouvez restaurer cette sauvegarde à tout moment si vous souhaitez revenir sur ce mois. Avant de restaurer le mois que vous avez cloturer, vous devez sauvegarder, à l’aide de la commande Sauvegarde complète du menu Outils, le nouveau mois de paie si vous avez déjà basculer et travailler sur des données. Par la suite, supprimez le dossier créeer par la bascule (nouveau mois), restaurez le mois sauvegarder durant l’opération de clôture et décloturer le dossier depuis la liste des dossiers.
Bascule de la paie
Menu dossier, Liste des dossiers, commande Basculer le dossier
C’est l’opération à exécuter à la suite de la clôture mensuelle de la paie. Elle consiste à préparer l’environnement de données en créant un nouveau dossier pour le nouveau mois de paie. Durant cette opération, les éléments de paie du salarié sont réinitialiser avec la possibilité de conserver ou pas (option à cocher dans la fenêtre de la bascule) des éléments de paie non permanente, de réinitialiser les informations de status de la paie des salarié(e)s , de générer pour tous les salariés le pointage calendaire, d’effectuer certains nettoyages des tables. Et enfin, de créer le nouveau dossier de paie dont vous auriez indiquer le nom dans la zone correspondante si celle-ci n’est pas renseignée par le programme ou, de la modifier si vous le désirez. Une fois l’opération terminée et la fenêtre de la bascule fermée, vous devez vous reconnecter en ouvrant le nouveau dossier de paie.
NOTE
La commande "Basculer le dossier" du Menu dossier, Liste des dossiers est dite commande de bascule rapide par rapport à celle dite commande de bascule assisté (apparue depuis la version 1.2.3) et située dans le menu Assistants du menu principal. Celle-ci, propose d'assister l'utilisateur à travers ces etapes explicatives à paramètrer la bascule de la paie.
Attention,
Si des éléments de paie doivent figurer d'une manière permanente dans la paie du salarié, telle que le panier, transport, IEP, nuisance etc... Ceux-ci doivent être paramétrer en rubrique permanente à l'onglet Elément de paie de la fiche du salarié sans quoi, ils ne seront pas basculer vers le nouveau mois de paie. Excepter, si vous décidez d'activer l'option de conservation des variables non permanentes. Cette derniere, ne réinitialise pas les valeurs des éléments de paie, les mêmes valeurs des rubriques utilisées dans le mois en cours seront basculées vers le mois suivant.
La cloture annuelle de la paie
Menu Dossiers (ecran d'accueil), Clôture annuelle
Lorsque vous êtes sur le dernier mois (par exemple décembre 2019) de l'exercice annuelle de la paie et souhaiteriez travailler sur l'exercice suivant (janvier 2020), exécutez dans l'ordre le point 1 ensuite activez la commande clôture annuelle du menu dossier et clôturez l'exercice en cours en appliquant le point 2.
RAPPEL
Les commandes de clôture mensuelle et annuelle et celles de la bascule sont situées à des endroits différents
1)-Clôture mensuelle : Menu dossier, Liste des dossiers, commande Clôturer le dossier
2)-Clôture annuelle: Menu Dossiers (ecran d'accueil), Clôture annuelle
3)- Bascule rapide :Menu dossier, Liste des dossiers, commande Basculer le dossier
4)- Bascule assisté : menu Assistants, Bascule de paie