jeudi, 22 octobre
Bulletin d'information

DjaSoft stocks et commercial

Comment utiliser la vente au comptoir

Dans l’aide décrivant la vente au comptoir et la configuration de son module, nous avons vu comment configurer le module de vente au comptoir pour son bon fonctionnement. Dans la présente aide, nous allons apprendre à l’utiliser.
Activez la commande Comptoir du menu ventes
Appuyez sur la touche de fonction F2 ou cliquez sur le bouton Nouvelle vente
La fiche est en mode insertion des articles
Appuyez sur F4 pour annuler la vente et revenir à l’état initial.
La zone Client est automatiquement renseignée par le code client comptoir, cliquez sur le bouton pour changer de client.
La zone date est renseignée par la date du jour que vous pouvez modifiez si vous devez insérer des ventes effectuées hors logiciel.

Création d'une vente au comptoir

Dans cette aide, nous utiliserons le mode caisse qui est le mode simplifié. Dans l'aide suivante, nous verrons comment utiliser le mode facturation qui différe quelque peu du mode caisse par certaines fonctions supplémentaires relatives à la préparation de factures de ventes.

Insérer des articles dans la vente

Il est possible d'insérer des articles de différentes façons:
-en scannant le code barre de l’article zone active après F2 le curseur doit être à l’intérieur de la zone active.
-en appuyant sur F7 ou en cliquant sur le bouton Ajouter pour afficher la liste des articles
-en saisissant la référence de l’article dans la zone Référence et en appuyant sur Entrée
-en cliquant sur le bouton Panier si vous avez réservé des articles dans un panier, consultez la fonction de recherche des articles à ce propos
Pour annuler l’insertion de l’article cliquez sur le bouton Annuler ou appuyez sur F8 

Scanner le code barre et la référence de l'article

Pour scanner le code barre ou la référence article, ces derniers doivent être associés à l'article en renseignant la zone code barre ou la zone référence sur la fiche de l'article. Consultez la gestion des articles pour savoir comment renseigner le code barre et la réference de l'article sur sa fiche ou de mettre à jour les codes barre si vous gériez déjà vos articles sans lecteur code barre.

Maximum des achats

Cette zone renseignée, permet de contrôler le total NET en mode caisse ou le total TTC en mode facturation des articles en cours d’insertion.  Si ce total dépasse le Maximum des achats, un message s’affiche lorsque vous appuyez sur F5 pour l’encaissement ou sur son bouton correspondant. A ce moment, le programme refusera l’encaissement. L’article inséré est visible dans la grille et vous pouvez modifier la quantité, le prix unitaire de vente et la remise dans le volet droit.

Les quantités, prix unitaire de vente et la remise de l’article

Méthodes de saisie par le clavier et la souris

1-Méthode clavier

zone Qté (quantité) est automatiquement active à l’insertion de l’article appuyez sur Entrée pour valider la valeur
zone PU (Prix Unitaire) appuyez sur Entrée pour valider la valeur
zone Remise en % appuyez sur Entrée pour valider
Le montant de la remise de l’article est calculé en appliquant le taux de la remise sur le MONTANT BRUT obtenu par le produit de la (QUANTITE X PU)
zone Remise globale en montant que vous pouvez appliquer sur la totalité les articles insérés. Vous pouvez appliquer à la fois des remises par articles et sur le montant global mais, il est recommandé d’opter pour une seule méthode dans une vente. 
Répétez autant de fois que nécessaire l’insertion des articles pour la vente en cours.

Encaissement de la vente

Cette action vous affiche le numéro de la vente indispensable à l’impression du bon de caisse
Appuyez sur F5 lorsque vous êtes prêt à encaisser la vente et validez une seconde fois par F5 le montant de l'encaissement dans la boite qui s'active. Vous pouvez modifier ce montant ou de cliquez sur Annuler (F4) pour annuler l'encaissement.
Par la suite, vous saisirez manuellement des encaissements partiels ou globaux pour ce client lorsqu'il procèdera au paiement de la vente.

Validation de la vente

La dernière action, consiste à valider, les articles de la vente en appuyant sur F6 pour enregistrer les données dans la base de données et de procéder soit, au déstockage immédiat des quantités de stock des articles soit, à la mise en attente de déstockage des quantités de stocks des articles selon le choix du paramètre Déstocker à la validation. Tant que cette commande n’a pas été activée, vous ne pouvez créer une nouvelle vente.

Règlement de la facture de vente 

L'option de règlement est disponible pour des ventes facturées et n'est visible qu'en mode facturation. Le règlement de la facture est effectué après la validation de la vente. Activez l'onglet Encaissements, cochez les lignes des encaissements. Cette action totalisera les montants des encaissements pour générer une seule ligne de règlement après cela, cliquez sur le Bouton Règler les lignes.

Fiche de règlement

Dans la fiche de règlement:
-sélectionnez le mode du règlement
-selectionnez la banque si il s'agit d'une pièce bancaire virement ou chèque
-précisez dans la zone Rèf. (référence de la pièce) le numéro du cheque ou du virement
-zone date représente la date du règlement
-zone Règler vous rappelle les montants réglés anterieurement si il s'agit de règlements partiels
-zone Montant est represente le montant à régler que vous pouvez modifier
Validez par OK ou cliquez sur Annuler pour abandonner.
Votre règlement sera visible à l'onglet Règlements.

2-Méthode de la souris

Conçue pour simplifier cette méthode, il est encore plus facile de travailler avec la souris. Toutes les actions citées ci haut peuvent être effectués rapidement avec la souris dans le volet droit  où est située la calculette.

La zone calculette

Les boutons de la calculette dont l'intitulé represente chaque zone de saisie permettent d’activer la zone correspondante à l'intitule du bouton et ce, pour une saisie depuis les boutons de la calculette.
Cliquez sur le bouton Qté pour activer la zone de saisie de la quantité
Cliquez sur le bouton PU pour activer la zone de saisie du prix unitaire
Cliquez sur le bouton Remise pour activer la zone de saisie du taux de la remise
Saisissez la valeur dans une zone puis cliquez sur le bouton OK pour valider et passer à la zone suivante.
Remise globale permet d’activer la zone correspondantes
Annuler remise permet d’annuler toutes les remises par lignes et globale
Maximum achat permet d’activer la zone correspondantes
Encaisser cliquez sur ce bouton lorsque vous encaissez la vente des articles
Valider pour valider la vente et de pouvoir créer une nouvelle vente
Le bouton commutateur dans la calculette, permet d’activer ou de désactiver les sons emis par les boutons durant la session. Pour activer/désactiver définitivement les sons, vous devez cliquez sur le bouton Paramètres et de faire votre choix.

Modifier une vente comptoir

Pour modifier une vente validée afin de corriger ces articles ou d’en rajouter d’autres,  vous devez la dévalider en cliquant sur le bouton Dévalider vente ou en appuyant F10 si elle est encore affichée à l’écran. Sinon, vous devez la rechercher en cliquant sur le bouton Recherche N° ou en appuyant sur F12, en sélectionnant le critère de recherche et de l’afficher en cliquant sur le bouton Charger N° dans la boite de recherche et de la Dévalider. Après les modifications, vous devez actionner le bouton Encaisser (F5) suivi de l’action sur le bouton Valider (F6) comme pour une nouvelle vente.

Retour de quantités vendues

Si des quantités d'un article vendu vous est retournée par un client, chargez la vente, selectionnez l'article en question puis cliquez sur le bouton Retour Qté. Vous devez utiliser ce bouton que les quantités ont l'objet de mouvements de stocks. Dans le cas contraire, si les quantités sont en attente de déstockage, chargez la vente puis modifiez seulement la quantité dans la zone Qté.

Supprimer une vente comptoir

Une vente ne peut être supprimé si les quantités de stocks de ces articles sont mouvementées.
Pour supprimer une vente en cours de saisie, cliquez simplement sur le bouton Annuler ou appuyez sur F4. Sinon, vous devez la rechercher en cliquant sur le bouton Recherche N° ou en appuyant sur F12, en sélectionnant le critère de recherche et de l’afficher en cliquant sur le bouton Charger N° dans la boite de recherche. Par la suite, cliquez sur le bouton Supprimer ou sur F11.

Rechercher une vente comptoir

Comme décrit ci-haut, les ventes saisies doivent être chargées depuis la base de données pour pouvoir effectués les opérations de modifications et de suppressions. A cet effet, vous devez utiliser la recherche de ventes depuis le bouton Chercher N° ou en appuyant sur F12. La recherche est effectuée en saisissant le numéro de vente, le numéro de la facture si vous utilisez le mode facturation ou par période. Cliquez sur Chercher ensuite sur Charger N° pour afficher la vente dans la fenêtre précédente.

Pour scanner le code barre ou la référence article, ceux-ci doivent être associé à l'article en renseignant la zone code barre ou la référence sur la fiche de l'article. Consultez la gestion des articles pour savoir comment renseigner le code barre et la référence article.

Facturer une vente comptoir

Pour facturer une vente au comptoir vous devez paramétrer le module en mode facturation comptoir. Voir à cet effet l'aide sur la configuration du module de vente au comptoir du présent manuel

Numéro de la facture

Par défaut, le numéro de la facture est automatiquement générée à la validation de la vente, la saisie manuelle du numéro par l’utilisateur n’est possible que si le paramètre Autoriser la saisie manuelle des numéros de pièces est coché dans paramètres de la société à l’onglet compteur. Vous devez initialiser la numérotation de facturation à la première utilisation toujours au même onglet et ce, à chaque nouvel exercice comptable.

Edition des journaux des encaissements et des ventes 

L'édition du journal des encaissements vous imprime un état de ce que vous avez encaisser dans la journée ou sur une période spécifiée.

L'édition du journal des ventes vous imprime un état des ventes effectuées dans la journée ou sur une période spécifiée incluant les quantités vendues, les prix unitaires de ventes, les remises appliquées, les montants ainsi que la marge bénéficiaire des ventes calculées en taux et en montant.

NOTE
Seules les ventes et les encaissements validés sont edités 

Journal des ventes détaillé par numéros 

Cette édition imprime un état des ventes est ordonnées par numéros de ventes descendant

Journal des ventes groupés par prix unitaire 

Cette édition imprime un état des ventes groupée par prix unitaire de vente en cumulant les quantités d'un article vendu à des prix unitaires différents.

Calcul de la marge bénéficiaire des ventes

Le calcul de la marge bénéficiaire obtenu à l'edition est effectué comme suit:
MONTANT_MARGE = (PU VENTE HT - PU ACHAT HT) X QUANTITES VENDUES
TAUX_MARGE = (MONTANT_MARGE / PU ACHAT HT) X QUANTITES VENDUES

NOTE
Le prix unitaire d'achat (PU ACHAT HT) est récupéré depuis la fiche article et mémorisé dans la vente lorsque vous insérez l'article. Vous pouvez modifier le PU ACHAT HT à l'onglet Attente de déstockage

Edition de l'etat des articles les plus vendus

Dans cette edition vous obtiendrez un etat statistique des articles les plus vendus sur une période spécifiée 

 

Voir la video utiliser la vente au comptoir