Le processus d’enregistrement des réceptions de marchandises dans son ensemble est identique à celui des livraisons clients sauf pour quelques informations.
Lorsque vous réceptionnez des marchandises, vous souhaitez pouvoir les gérer et suivre régulièrement vos achats de marchandises, notamment lorsque c’est des réceptions de marchandises effectuées en flux et sur la base de bons de commandes transmis à votre fournisseur. Cela permet aussi, et, c’est très important, de mémoriser les données de vos marchandises que vous réceptionnez et de les retrouvées à n’importe quel moment voire des années plus tard. Dans DjaSoft Stocks & Commercial vous enregistrez vos réceptions de marchandise à l’aide à la commande Réceptions de marchandises du menu Achats.
Après activation de cette commande vous obtiendrez l’écran liste des bons de réceptions avec l’habituel menu horizontal et la barre d’outils avec ces boutons correspondant aux commandes de menus.
Description de l’écran réception de marchandise
Les colonnes :
-ID est l’identifiant de la ligne
-N° réception est le n° de la réception de marchandise
-Date est la date de la réception de marchandise
-Validée (Oui, Non) :indique si la réception a été validée. C’est une sécurité contre la modification.
-Cde n° : est le numéro de la commande que vous avez générer et transmis à votre fournisseur et depuis laquelle vous effectuez vos réceptions de marchandise
N° facture : est le numéro de facture depuis laquelle la réception a été transférée. En effet il est possible de transférer une réception de marchandise depuis le module des factures fournisseurs
Code Four./Fournisseur :représente le code et le nom du fournisseur
Adresse/Ville : est l’adresse et la ville du fournisseur.
Transfert de réceptions de marchandises vers commande fournisseur
(menu Transfert=> Créer une commande)
Vous utiliserez cette commande que si le bon de commande fournisseur n’a pas été générer et transmis à votre fournisseur, que vous recevez des marchandises en flux par exemple. Le transfert avec cette commande, d’un ou de plusieurs bons de réception (groupés) génère un bon de commande fournisseur et pouvez par la suite, le transmettre à votre fournisseur pour régularisation.
La validation d’une réception de marchandise
(menu Opération)
La validation de bons de réceptions est similaire aux commandes de validation que vous retrouverez sur les autres écran liste. Elle permet de protéger la ligne contre sa modification
Enregistrement d’une réception
(entête de la réception)
Pour enregistrer une réception de marchandise, cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d’outils liste des bons de réception.
Note
La même commande se trouve dans la fiche d’enregistrement ce qui évite de basculer incessamment vers le bouton Nouveau de la liste lorsque vous avez plusieurs BR à enregistrer.
N° de réception : cette zone s’incrémente automatiquement Ne pas l’a renseigner si vous n’avez pas autoriser la saisie manuelle
Type de livraison (réception) :
-Sélectionnez Direct si vous réceptionnez la marchandise sans avoir générer de bon de commande
-Sélectionnez depuis une commande activera la zone Cde n° et sélectionnez le numéro de la commande fournisseur si vous réceptionnez les marchandises sur la base d’un bon de commande que vous avez générer et transmis à votre fournisseur qui vous livre la marchandise
Zone Four. : permet de sélectionner le fournisseur des marchandises. Si vous avez sélectionner depuis une commande et choisi le numéro de la commande, cette zone sera automatiquement renseignée.
Zone N° de livraison : ce sera le numéro du bon de livraison de votre fournisseur
Mode livraison : dans cette zone vous pouvez préciser le mode de la livraison de vos marchandises
Enregistrement d’une réception
(lignes de la réception)
C’est à l’onglet Détail que vous devez insérer les quantités des articles reçus
1)-Cliquez dans la cellule Article pour faire apparaître le bouton de la liste des articles. La liste des articles s’activera lorsque vous cliquez sur ce bouton. Sélectionnez votre article depuis cette liste. Si vous recevez des quantités d’un article qui n’ a pas encore été défini dans la gestion des articles, vous pouvez le créer rapidement en utilisant le bouton de création rapide d’articles depuis cette liste et, par la suite, vous compléterez ces informations dans fiche dans la gestion des articles
2)-renseignez la quantité reçu dans la colonne « Qté reçu »
3)-renseignez le prix unitaire de la quantité reçu dans la colonne « Pu »
4)-Etat est l'etat de la marchandise reçu (neuf, moyenne, etc..)
5)-indiquez dans la colonne Stockage l’emplacement des quantités reçus dans votre magasin ou dépôt si vous gérez des emplacements de stockage au sein de votre société. Celle-ci est automatiquement renseigner à l'insertion de l'article si celui-ci a été associer à son dépot principal sur la fiche de article, onglet Stocks.
Cliquez sur le bouton Insérer ligne pour insérer un autre article.
Cliquez sur le bouton de sauvegarde une fois terminée l’enregistrement des réceptions.
Onglet Réceptions liées à une commande
Cet onglet contient toutes les receptions de marchandises qui figurent dans une commande fournisseur.
Il se pourrait que vous receptionniez partiellement des marchandises après création et transmission du bon de commande au fournisseur. Dans ce cas, pour chaque enregistrement d'une reception, vous devez selectionner la commande que vous avez etabli et ce, depuis la zone Cde n°
Numéros de séries et lots d’articles
La 2eme zone de liste de l’onglet Détails vous permet de saisir des numéros de séries et des lots d’articles pour les articles que vous avez enregistrer à la réception. Cette zone s’affiche par défaut pour la saisie de numéros de série. Cette zone ne s’affichera pour la saisie des lots des articles que si le type de gestion de stock de l’article réceptionné être paramétrer en LOT sur sa fiche
Saisie des numéros de séries
A partir de la version 3.9, une nouvelle option a été introduite dans la fiche reception de marchandises permettant d'enregistrer les numéros de séries des articles sérialiser. A cet effet, la fiche des receptions a été légèrement reconçue pour permettre l'insertion et la gestion des numéros de séries des articles (2eme grille de données). La gestion des numéros de séries existait antèrieurement à la version 3.9 mais absente sur la fiche des receptions. Désormais, l'introduction de cette option donnera plus de souplesse à la gestion des numéros de séries des articles que ce soit à l'achat ou la vente. Consultez le document sur la gestion des numéros de séries des articles des articles pour plus de détails sur cette fonctionnalité
Pour enregistrer des numéros de séries des articles, positionnez-vous sur la grille des numéros de série et procédez comme suit :
-selectionnez dans la grille des articles l’article pour lequel vous allez enregistrer des numéros de séries
-cliquez avec le bouton droit de la souris sur la grille des numéros de séries
-activez la commande "Ajouter des numéros de séries"
-dans la fenêtre qui s'active, entamer l'insertion de vos numéros de série
NOTE:
Le bouton "Ajouter" etant inactif lorsque vous afficher cette fenêtre, cela signifie que vous êtes toujours en mode insertion Il s'activera lorsque vous sauvegarderez votre ajout. Cliquez sur ce bouton pour procéder à d'autres ajouts.
REMARQUE
-l'option "Pour une nouvelle insertion, initialiser toutes les zones" cochée, permet d'effacer les informations de la précédente insertion pour une nouvelle insertion. Vous cocherez donc cette case avant de cliquez sur "Ajouter" que si les informations des numéros sont différentes.
Fiche d'enregistrement des marchandises
Saisie des lots des articles
Pour la saisie des lots des articles, positionnez-vous sur l’article après l’avoir enregistrer.
Cliquez avec le bouton droit dans la zone lots sous celle des articles et activez la commande
Ajouter un lot :
Etat du lot : Neuf, moyen , etc…
Emplacement : est l’emplacement de stockage du lot
Lot n° : numéro du lot
Qté entrée : est la quantité figurant du lot
Qté sortie : cette zone n’est pas modifiable, elle se met à jour au fur et mesure que des quantités sont sortie de ce lot
Pu achat : est le prix d’achat du lot en principe celui renseignez à l’enregistrement de l’article
Fabrication : date de fabrication du lot
Expiration : date d’expiration du lot
Limite usage : c’est une date alerte qui doit précèder la date d’expiration
En stock : cocher par défaut
Valider en appuyant sur le bouton OK
Pour modifier l’ajout, cliquez avec le bouton droit et sur Modifier
Valider en appuyant sur le bouton OK ou sur le bouton Annuler pour annuler
Pour supprimer un lot cliquez avec le bouton droit et sur Modifier