La commande factures fournisseurs du menu Achats vous permet d'enregistrer vos factures d'achats. La création d'une facture fournisseur est effectuée depuis deux endroits différents :
1)-Transfert depuis une commande fournisseur
2)-Depuis l'écran liste des factures fournisseurs
Si la facture a été générée depuis une commande fournisseur, vous n'aurez pas besoin de resaisir toute la facture. Seules
quelques informations peuvent-être rajoutées et/ou modifiées telles la remise sur un article, le prix unitaire, la quantité, le mode de livraison. C'est egalement à cet endroit que vous gérer vos réglements et les échéances de réglements.
Description de l'écran liste des factures fournisseurs
Colonnes :
-ID est l'identifiant de la ligne
-Pièce n° est le numéro de facture+l'année
-Facture n° est le numéro de facture de la pièce en cours
-Date est la date de création de la facture
-Valider est le status de la pièce facture (oui/non)
-Compta indique si la pièce a été comptabilisée (oui/non)
-Cde n° est le numéro de la pièce si celle-ci a été transférée (générée) depuis une commande fournisseur
-Code four et Société indique le fournisseur de la facture.
-Total HT est la somme en hors taxes avant remise des lignes de factures.
-Mt Remise (Ht) est la somme des remises appliquées sur les montants hors taxes des lignes de la pièces
-Total HT (net) est le Total HT moins le Mt Remise (HT)
-Total TVA est la somme des montants TVA des lignes de la pièce
-Total TTC est le Total HT (net) plus le Total TVA
-Timbre est le montant du timbre fiscal appliquer sur le Total TTC lorsque le réglement de la pièce est effectuer en espèce.
-Acompte est une somme que vous avez versez par avance sur le montant global des achats. sera Il sera déduit sur le montant final
Total Net est le montant final de la pièce et qui représente le Total TTC+Timbre-l'acompte.
Projet/tâche: dans cette zone vous allez associer la facture courante à un projet si vous utiliser le module projet intégrés Le bouton Supprimer situé après cette zone, permet d'annuler l'association
Si vous êtes sous traitant dans un projet et que vous avez enregistrer celui-ci dans la fiche projet, vous souhaiteriez suivre et connaitre le coût des marchandises que vous avez factuer pour la sous-traitance du projet. Cette zone d'association est déstinée à cet effet. Par la suite, vous pourrez suivre les factures associées au projet à l'onglet Fourniture de la fiche projet du menu Projet Consultez le document la gestion des projets de DjaSoft Integrated Project edition pour plus de détails sur ce module.
Enregistrements de factures fournisseurs
Onglet lignes de la facture
1-Saisie de l'entête de facture
Pour enregistrer vos factures d'achats, vous devez acceder à l'écran de saisie factures. Cliquez sur ce bouton --->> 
situé dans la barre d'outils de l'écran liste factures. Le même bouton se trouve egalement dans ce même ecran de saisie. Lorsque vous aurez terminer l'enregistrement de la facture cliquez sur ce bouton-->> 
pour valider la saisie. Vous pouvez annuler la saisie si vous n'avez encore valider et ce, en cliquant sur ce bouton -->>
Dans la zone fournisseur, activez la liste de vos fournisseurs en cliquant sur le bouton de cette zone et séléctionnez en un.
Dans le groupe Facture, renseignez la zone Numéro qui est le numéro de la facture à enregister.
La zone Date que vous pouvez modifier, est automatiquement renseigner
La zone Commande n° est automatiquement renseigner par le programme si la facture est issue d'un transfert depuis commande fournisseur. Le numéro représente le numéro du bon de commande que vous transmettez à votre fournisseur. Dans Acompte saisie l'acompte si vous avez verser à votre fournisseur un acompte sur la facture. Il sera automatquement déduit du Total Net lors du réglement définif de la facture.
Dans Livraison, indiquez la date et le mode de livraison de la marchandise facturées.
La zone Bloqué vous servira à bloquer la facture qui empechera tout opération jusqu'à ce que vous l'aurais débloqué.
La commande Archivage vous permet de stocker la facture fournisseur sous forme numérisée produite à l'aide d'un scanner de documents. Utile en cas de perte ou de destruction involontaire de la pièce facture. Celle-ci pourra être récuperer et imprimer à tout moment à l'aide de la commande Visualiser une archive de l'option Archivage.
La saisie de l'entête est terminer
NOTE
Pour des raisons d'optimisation de stockage des données, le document facture numérisé ne doit pas exceder les 50 kilo-octet et doit-être au format .GIF
2-Saisie du corps de la facture (lignes)
Une fois la saisie de l'entête de facture terminer, procédez à l'enregistrement des articles contenues dans la facture. Pour cela, cliquez sur la cellule Code Article pour activer la liste de vos articles
Insérez l'un aprés l'autre vos articlesà l'aide du bouton Inserer ligne situé au bas de la liste de données de l'onglet Lignes de la facture ou, en activant la même commande dans le menu contextuelle afficher avec le bouton droit de la souris. Durant l'insertion, renseignez les quantités, prix unitaire d'achat et eventuellement le taux de la remise sur l'article qui vous a été accorder par votre fournisseur. Seules ces colonnes sont modifiables, le reste est automatiquement calculer par le programme.
3-Pied de la facture volet droit (zones totaux )
Aucune saisie n'est à faire dans ces zones. En effet, lorsque vous aurez terminer la saisie des lignes et aprés vous que vous vous en êtes assurer que les données insérer sont correctes et cliquer sur le bouton de sauvegarde, les totaux sont automatiquement calculer et afficher dans ces zones.
Appliquer une retenue de garantie
Vous pouvez appliquer une retenue de garantie que vous avez exigée à votre fournisseur dans une facture de travaux ou de prestation par exemple. Vous devez reversée cette somme après un certain délai de garantie. Dans le cas où la gestion des contrats n'est pas activer dans le logiciel, la facture doit être générer dans un 1er temps et, par la suite, appliquer les étapes ci-dessous pour insérer le taux de la retenue de garantie.
-en mode consultation, double-cliquez sur la zone Retenue de garantie en (%)
-renseignez le taux dans la boite et validez
Dans le cas où la gestion des contrats est activé et que vous devez associer les contrats à vos factures, le taux de la retenue de garantie doit-être renseigné sur la fiche du contrat. Par la suite, lorsque vous sélectionnez le contrat dans la zone Contrat n° en saisie de facture, le taux de la garantie sera automatiquement renseigné sur la facture et le montant automatiquement calculé après la sauvegarde de la pièce.
Onglet Autres taxes
Cet onglet vous permet d'insérer d'autres types de taxes que la TVA qui sert de taxe de base dans le traitement des factures. Vous devez au préalable créer les types de taxes dans le module taxes du menu Administration. Pour plus d'information sur ce module, consulter l'article sur la gestion des taxes. Après la création des taxes, vous pouvez utiliser l'onglet Autres taxes pour inserer les taxes désirer. Cette opération est à effectuer après avoir créer et sauvegarder la facture. Pour ce faire, activez l'onglet Autre taxes et séléctionnez Insérer taxes en cliquant avec le droit de la souris sur la grille. Après l'insertion, la facture est automatiquement recalculer
Frais d'Approches
(onglet Charges/articles et Charges globales)
Les frais d'approches ce sont des charges externes (globales et par articles) imputées aux marchandises figurant dans vos factures et intervenant dans le calcul du prix de revient, du prix moyen pondéré de vos articles et le coût global en HT des marchandises. Le plus souvent, dans le cadre de l'importation de marchandises qui sont soumises au droits et taxes douanières, frais de transport (maritimes et terrestres) et frais de transit. Ils sont additionnés au prix d'achat déterminant le coût d'achat d'un article et servant au calcul du PAMP. Lorsque la ou les charge(s) globales sont renseignées et appliquées sur les articles celles-ci seront réparties sur ces articles selon le mode de répartition paramétrer sur la charge à savoir : par prix unitaire (valeur), le volume de l'article et le poids de l'article. Les charges appliquées sur l'article peuvent être par articles ou par charge globales ou les deux. Les charges par articles sont calculées avec le coût global unitaire de l'article si les charges globales sont appliquées sur les articles.
Onglet Charges/articles
Avant d'utiliser cet onglet, vous devez définir les charges que vous utiliserez le plus souvent pour l'aquisition de vos articles. Le paramétrage des charges doit-être effectuer de préférence avant de commencer à exploiter le logiciel.
Si vous achetez des articles qui sont fréquemment soumis aux mêmes charges, alors vous pouvez définir ces charges à l'onglet Charges de la fiche de l'article. Par la suite,il vous suffira de les importer avec la commande Importer les charges aprés avoir enregistrer la facture d'achat.
Insérer des charges
-Si l'article à été paramétrer avec des charges dans sa fiche utilisez la commande Importer charges du menu contextuel
-pour ajouter des charges à l'article, activez la commande Ajouter charges du menu contextuel Dans la fenêtre qui s'affiche, séléctionnez depuis la liste les charges à ajouter. Précisez dans Appliquer à.... si la sélection s'applique pour un article ou tous les articles de la facture puis Valider sur Ok.
A l'etape suivante, nous allons voir comment modifier les paramètres des charges que nous venons d'insérer.
Modifier les paramètres des charges
Aprés l'insertion des charges et si leurs taux n'ont pas été définis lors de leurs création, activez la commande Modifier paramètres du menu contextuel pour renseigner le taux et eventuellement d'autres paramètres comme la TVA.
Dans la boite de Modification des paramétres des charges, les mêmes paramètres sont repris que vous avez définis au moment de la création de la charge.
Si certains paramètres n'ont pas encore définis lors de la création ou que vous devez les modifiés pour les articles en cours alors :
-déroulez la liste Répartir par et choisissez le paramètres adéquat.
-renseignez la zone Taux de la charge en (%) qui sera calculer avec la méthode de répartition.
-cochez Inclure la TVA si le montant résultant du calcul de la charge auquel est soumis l'article est soumis à la TVA et renseigner la zone TVA en (%)
-dans Ordre de traitement, attribueez une priorité de calcul de la charge. Voir l'article sur les frais d'approches pour plus d'informations sur les ordres de traitements.
Une fois terminer, cliquez sur le bouton OK pour valider.
A ce stade, le paramètrage des charges par articles est terminer. Maintenant, vous pouvez renseigner les charges globales de l'onglet Charges globales si elles s'appliquent pour les articles de la facture en cours.
Onglet Charges-globales
Pour insérer des charges globales :
-accédez à cet onglet puis insérez des charges avec la commande Ajouter charges du menu contextuel. Vous noterez cette fois-ci, que la zone Appliquer à.... à disparue de la fiche liste des charges. En effet, les charges globales que vous insérez seront appliquées à tous les articles de la pièce facture.
-inserez le montant de la charge, en activant la commande Modifier/Insérer montant du menu contextuel.
Une fois terminer l'insertion des charges, activez le bouton Recalculer la facture & Charges ou utilisez la même commande dans le menu contextuel.
Aprés le traitement, La colonne Prix de Revient de l'onglet Lignes de la facture sera mise à jour
ainsi que la zone Pu de revient de la fiche article qui aura pour valeur le dernier Prix de revient calculer.
NOTE
Si vous supprimez des lignes dans charges/articles et/ou globales, vous devez réactiver la commande Recalculer la facture & Charges
Règlements & Echéances
Identique à celui de la fiche facture client, cet onglet vous permet d'effectuer les règlements de vos factures fournisseurs et de suivre vos echéances de paiement accordées par votre fournisseur sur la facture en cours. Ces opérations ne sont effectuées qu'aprés lacréation de factures.
La grille de données de l'onglet Réglements & Echéances regroupe les réglements qui ont été effectués, ceux qui ne l'on pas été (mis en echéances de paiement) et l'acompte.
C'est donc à cet endroit, que vous allez effectuer vos différents traitements sur les réglements et les echéances
Création d'un réglement
Le réglement de factures se déroule en trois etapes :
1-création de la ligne de réglement
2-eclatement du montant du réglement en plusieurs echéances si il y a lieu
3-son réglement définitive
Pour effectuer un réglement, localisez la facture et procédez comme suit :
-affichez le menu contextuel à l'aide du bouton droit de la souris sur la liste puis activez la commande Créer/Regénerer réglement. Une ligne de réglement sera créer et visible sur la liste. Le montant du réglement représentera le Total Net à payer correspondant à la zone Total à Payer située au bas de la liste de l'onglet Lignes de la facture.
A ce stade, la facture n'est toujours pas régler pour la raison que son paiement pourrait être echéancer à l'aide de la commande Eclater le montant. Il du montant de la ligne de réglèment. créer.
-renseignez, si il y a lieu, la colonne Echéance en activant la fenêtre de saisie de la date echéance à l'aide du menu contextuel et indiquez un délai de paiement de la facture.
Vous pouvez fractionner autant de fois, que nécéssaire, les lignes de réglements obtenues.
Il suffit de séléctionner la ligne et de répeter la même opération à l'aide de la commande Eclater. Aprés le partitionnement du réglement, des anomalies pourraient se produire mais pas souvent, au niveau des centimes. Dans ce cas, activez la commande Corriger montant et effectuez la correction.
La commande Fusionner les réglements est l'inverse de la commande Eclater. Elle vous permet de groupé plusieurs lignes de réglements et leurs montants seront cumulées en une seule ligne de réglement. Pour ce faire, procédez comme suit :
-séléctionnez les lignes en cochant les cellule liste. Pour séléctionner/désélectionner toutes les lignes, vous pouvez utiliser la commande correspondante à l'aide du bouton droit de la souris sur l'icone en forme de flêche située au-dessus de la case à cocher de la 1ere ligne. Une fois la sélection terminer, activer la commande Fusionner et confirmez le traitement.
NOTE
Si des un ou des réglements sont effectuer sur la facture et que le Total Net à payer de celle-ci à changer suite à des modifications apportés sur ces lignes (quantites, prix unitaire, remise, etc...)
Deux possiblités se présentent pour modifier la ou les lignes des réglements :
1-annuler (suppression logique) les réglements et activer la commande Créer/Regénerer le réglement qui mettra à jour la ligne de réglement.
2-supprimer les lignes de réglements dans les deux listes à l'aide de la commande supprimer le(s) règlement(s) (suppression physique)
ATTENTION
pour des raisons de sécurité, le programme ne vous laissera pas supprimer physiquement des réglements. Pour autoriser la suppression physique, rendez-vous à l'onglet Reglèment de Paramètres de la société et cochez Autoriser la suppression physique des réglements.