Dans DjaSoft stocks et commercial additivement aux inventaires de stocks effectuer à l’aide de la commande régulation de stocks présente depuis la version 1, il est possible de gérer à partir de la version 5.6, les inventaires de matériels et mobiliers affectés à différentes structures de la société avec possibilité de traçage des mouvements de matériels permettant de savoir à tout moment l’emplacement exact d’un matériel ou d’un mobilier. De plus,lorsque ces matériels subissent des réparations et entretiens dont les frais facturer sont considérer comme charges, celles-ci peuvent être imputées depuis une commande disponible à cet effet, de sorte que l’on obtienne à tout moments le coût revient d’un matériel et le nombre de fois que ce matériel a subi des réparations.
Les matériels et mobiliers doivent comporter obligatoirement un numéro d’inventaire provisoire ou définitif unique pour pouvoir les gérer avec cette option du programme.
Pour enregistrer un matériel inventorié, Activez la commande Gestion des matériels et inventaires du menu Administration et procédez comme suit :
-Sélectionnez la structure et l’emplacement où se trouve ce matériel en cliquant sur le bouton Charger les données ensuite
sur le menu Opération, Nouveau ou simplement sur le bouton Nouveau de la barre d’outils
N° d’inventaire : est le numéro d’inventaire qui a été générer par le service de la comptabilité
Date de l’inventaire : est la date de l’enregistrement aux inventaires
Matériel : sélectionnez le matériel ou le mobilier en cliquant sur le bouton de la zone
N° de série : si le matériel comporte un numéro de série, utile pour le distinguer d’un autre matériel du même type.
Etat du matériel : spécifiez l’état du matériel
Emplacement actuel : indiquez l’emplacement où se trouve le matériel même si il n’est pas encore affecter à une autre structure.
Emplacement précédent : indiquez le dernier emplacement si le matériel à subi une affectation, indiquez celui de l’actuel sinon.
Facture d’achat : indiquez le numéro de la facture d’achat du matériel, laissez vide sinon.
Une fois la saisie terminée, validez par le bouton OK
Pour modifier la saisie, il suffit de cliquer le menu Opération, Consulter/modifier ou simplement sur le bouton Modifier
de la barre d’outils et en validant par le bouton OK
Par la suite, pour affecter un matériel à un emplacement spécifique, vous devez le valider en cliquant sur le bouton Valider l’inventaire.
Affectation matériels et mobiliers
Pour affecter, déplacer un matériel vers un autre emplacement, sélectionnez le matériel et cliquez sur le bouton Déplacer matériel
-dans la zone Emplacement de destination, sélectionnez l’emplacement vers lequel vous avez affecter le matériel.
Les charges sur le matériel
Vous devez préalablement paramétrer dans Administration, Frais d’approches (charges) les types de charges fréquemment
utilisés comme par exemple , Maintenance, réparation, entretien, etc….
Pour enregistrer des charges sur les matériels, activez la commande Charge sur le matériel du menu Traitement.
L’écran qui s’affiche vous renseigne sur tous les matériels ayant subis des charges. Activez la commande Opération, Nouveau ou simplement sur le bouton Nouveau
Matériel : sélectionnez dans cette zone le matériel ayant subi la charge. Notez que le matériel est identifier par son n° d’inventaire.
Charge : sélectionnez dans cette zone le type de charge
Montant charge : est le montant facturer pour la charge, une réparation par exemple.
Pièce facture (facultatif) : Cliquez sur le bouton pour sélectionnez la pièce qui facturer pour cette charge
Compta analytique (débit et crédit) : renseignez ces zones si vous avez gérer des centres analytiques dans votre comptabilité.
Validez par OK
Traçabilité du matériel
La commande Trace du matériel du menu Traitement vous permet de connaître les différents emplacements par lesquels vos matériels sont passés et leurs dernières positions dans le cas où ces derniers ont subis différents mouvements
Etat des inventaires par structures
Il est possible aussi d’éditer des fiches d’inventaires d’un ensemble de matériels et de mobiliers affectés à des structures.
