Menu Paie, Plan de rubriques
Un plan de rubriques de paie regroupe un certain nombre de rubriques dont certaines sont de mêmes natures, ont les mêmes caractéristiques et d'autres pas. Le plan de paie est défini et élaboré suivant les règles de gestion de l'entreprise et conformément à la législation du travail du pays où ce plan est utilisé. Le programme se base sur ce plan de paie pour le traitement de la paie des employés pour leurs rémunérations, et, déterminé, les coût des charges que l'employeur doit soutenir pour ces propres cotisations et celles de ces employés.
Toutes les rubriques de paie utilisé par le programme sont organisées dans une liste qui représente le plan de paie visible dans la fenêtre Plan de rubriques. En raison de la complexité de la fonction de traitement de la paie des employés dans pratiquement tous logiciels de paie, ces rubriques sont déjà pré-paramétrées et prêtent à être utilisées.
La liste des plans de paie
La fenêtre des rubriques de paie vous affiche les rubriques du plan de paie sélectionnée dans la liste, par défaut, c'est le plan standard qui est affiché suivi de l'etat du plan Actif/Inactif. En effet, un seul plan doit être actif c'est celui qui sera utilisé pour le calcul de la paie et tous les autres plan seront inactifs.
Pour rendre un plan actif ou inactif, cliquez sur le bouton Modifier devant la liste déroulante des plans, vous devez d'abord désactiver le plan précédemment actif.
Si vous changez de plan (activer) qui ne contient pas des rubriques insérées en tant qu'éléments de paie à un employé depuis un autre plan, ces éléments seront supprimés
RHCV etant multi-plans de paie, c'est pour cette raison que la commande Dupliquer plan de paie est présente dans cette fenêtre,
consultez l'aide dupliquer plan de rubriques paie à ce propos
Définition de la rubrique du plan de paie
Une rubrique de paie est un élément fixe ou variable intervenant dans le traitement/calcul de la paie d’un employé, tel que le salaire de base, une indemnité de nuisance, une prime de panier, les assiettes de cotisations, etc.…
Parmi les principales informations qui la composent on y retrouve :
Le code de la rubrique : identifiant unique de la rubrique
Son intitulé : cette information sera utilisée sur le bulletin de paie et sur d’autre grilles de données
Son abréviation : c’est cette information qui sera utiliser en tant que paramètre dans les formules de calcul et pouvant constituer une rubrique de base de calcul pour une autre rubrique. L'abréviation, lorsqu'elle est rencontrée, est interpréter par le programme et elle contient le résultat (sa valeur) calculé qui peut être utiliser par une autre rubrique.
le groupe auquel elle appartient: salaire de base, calculée, indemnité journalière, etc...
Type de la rubrique : salariale (concerne le salarié), patronale (concerne l’employeur)
Le mode de calcul
-à nombre si c’est une rubrique qui se calcule par une valeur à nombre, nombre de jour par exemple.
-à taux si c’est une rubrique qui se calcule depuis un taux (%) , un taux d’Indemnité Expérience Professionnelle sur salaire de base par exemple
-à taux et nombre si c’est une rubrique qui se calcule sur le produit (taux X nombre)
-à Montant si c’est une rubrique qui se calcule en ajoutant un montant, salaire unique par exemple
Formule de calcul : c’est à cet endroit qu’est définie la formule pour calculer la rubrique.
Les rubriques de cumuls totaliseurs
Les rubriques de cumuls sont des totaliseurs de montants de rubriques, les principales sont les suivantes et d'autres peuvent s'y ajoutées : (PCI,PNINC,PCNI, PINC)
Primes/indemnités Cotisable et Imposable
Primes/indemnités Imposable et Non Cotisable
Primes/indemnités Cotisable et Non Imposable
Primes/indemnités Non Imposable et Non Cotisable
Ces rubriques au nombre de quatre par défaut identifiées par leur couleur jaune, sont des rubriques calculées et cumulatives qui sont utilisées dans le plan de paie pour additionner ou soustraire les primes et indemnités qui leurs sont associées. Elles servent à la fois à déterminer le montant de chaque prime et indemnité groupée par nature citée ci-dessus et à renseigner, les principales assiettes servant de base de retenues de cotisations et d'impositions au sein des formules de ces dernières.
Chaque prime/indemnité doit être lié à une rubrique de cumul sur la fiche de la rubrique dans la zone Nature de la rubrique.
D'autres rubriques de cumuls des primes de rappel sont également présentes. Par défaut, elles sont inactives dans le plan de paie. Leurs utilisation n'est pas obligatoire mais pourrait l'être si les rappels de sommes importantes sont inclus dans le même mois de paie mais avec une base imposable distinct afin d'éviter une pénalisation du salarié en ce qui concerne les retenues IRG.
Les rubriques de régulation (rappel) sont par défaut, associées aux rubriques de cumuls citée plus haut et non à celles des cumuls de rappel.
Par exemple dans la formule de la rubrique cumulative PCI (Primes/indemnités Cotisable et Imposable) on y retrouve la somme des primes et indemnités suivantes :
PRI+PRC+ITP+IZG
Ce sont des primes et indemnités dont les valeurs respectives sont soit additionnées soit à soustraire et le total affecter à l'abréviation PCI. Le montant de la rubrique PCI sera égale au total des ces rubriques. Par la suite, PCI sera utiliser pour constitué l'assiette cotisable (POSTE) dans sa formule. Par exemple, la formule de calcul de la rubrique cotisable (POSTE) sera constituée de l'abréviation PCI qui contient déjà une valeur ou pas, et éventuellement avec d'autres rubriques suivant le paramétrage du plan de paie.
Lorsque la mise à jour des rubriques de cumuls est actionnée sur les plans de paie, celle-ci va mettre à jour la zone formule de chaque rubrique de cumuls par les abréviations des différentes primes et indemnités qui sont associées à une rubrique de cumuls. Vous devez utiliser cette commande lorsque vous ajouter une rubrique ou lorsque vous modifiez l'association aux rubriques de cumuls.
La mise à jour Cumuls des rappel (option à cocher) : elle nécessite la modification de l'association des rubriques de régulation. Ces dernières, doivent être dissociés des rubriques de cumuls par défaut et associés aux rubriques de cumuls des rappels.
Description des informations des onglets de la rubrique
La fiche rubrique
onglet Fiche
Code: identifiant unique de la rubrique (numérique)
Intitulé: nom de la rubrique
Abréviation: identifiant unique de la rubrique (alpha-numérique)
Rubrique de base: rubrique sur laquelle doit se basée la rubrique courante pour son calcul, par exemple une rubrique de base à nombre ou une assiette de cotisation
Groupe de rubrique: les rubriques qui ont les mêmes caractéristiques et les mêmes propriétés
Nature de la rubrique: propriété dans le type de calcul
Taux par défaut: utilisé dans le calcul de la rubrique
Compte au débit et au crédit: comptes comptables utilisé principalement pour l'édition du journal auxiliaire de paie
Paramètres de la rubrique
onglet Paramètres
Type de la rubrique
Salariale c'est une rubrique propre a l'employé pour le calcul de sa paie: ces primes & indemnités, les retenues, ces cotisations, etc...
Patronale: c'est une rubrique propre a l'employeur pour le calcul des diverses charges
Calculée: servant de calcul interne et ou/intermédiaire mais pourrait concerné soit le 1er ou le 2eme type
Type de traitement
depuis la formule: le calcul de la rubrique est effectué depuis la formule renseignée à l'onglet Calcul
Fonction/procédure interne: la rubrique est calculée par le programme nécessitant des formules complexes au sein de la procédure
Le taux de la rubrique est fixe: cocher, lorsque la rubrique de type taux est insérée en tant qu'élément de salaire le taux de ce dernier sera figé
La rubrique est permanente: cocher, permet de savoir si la rubrique/élément de paie doit figurer sur pratiquement tous les mois de paie de l'employé, tel que le salaire de base, indemnité d'expérience professionnelle, etc... Ce type de rubriques sont protégées contre la suppression lorsqu'elles sont
insérées en tant qu'éléments de paie de l'employé.
Rubrique charge: cocher, définie la rubrique en tant que rubrique de charge déclarée et non déclarée notamment pour l'édition d'un état des charges globales
les charges déclarées sont les versements des cotisations au différentes caisses des assurances et des impôts
les charges non déclarées sont les salaires net versés aux employés et les congés due en montants et éventuellement d'autres charges internes
Calcul de la rubrique
Onglet Calcul
Mode : -à nombre si c’est une rubrique calculée sur la base d'un nombre, nombre de jour par exemple.
-à taux si c’est une rubrique calculée sur la base d'un taux (%) , un taux d’Indemnité Expérience Professionnelle sur salaire de base par exemple
-à taux et nombre si c’est une rubrique calculée sur le produit (taux X nombre)
-à Montant si c’est une rubrique calculée en ajoutant un montant, salaire unique par exemple
Sens du calcul : indiquez si c’est rubrique qui s’insère dans les gains du salarié ou dans ces retenues de cotisations, d'absences par exemple.
Interne si c’est une rubrique calculée n'intervenant ni dans les gains ou les retenues
Formule de calcul : c’est à cet endroit que vous élaborer la formule pour calculer la rubrique. Ce n’est pas dans tous les cas, que les rubriques doivent contenir des formules de calcul. Suivant le plan de paie, on ne s’intéresse qu’à leur produit (résultat) contenu dans leurs abréviations
Affichage de la rubrique
Onglet Affichage
Si la rubrique doit s'affichée sur les différents documents ainsi que dans les listes de données (grille)
Onglet Compta.
Les comptes comptables au débit et au crédit de la rubrique principalement pour l'edition du journal auxiliaire de paie
Onglet Description
Vous pouvez insérer des notes, remarques sur la rubrique
Créer des rubriques de paie
Pour créer une rubrique de paie :
-cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d'outils
Pour modifier une rubrique, aucune action de bouton à faire il suffit de modifier les informations des zones et de cliquer sur le bouton de sauvegarde.
Pour l'élaboration et l'insertion des formules de calcul, consultez l'aide sur les Formule de calcul des rubriques de paie
Avant de procéder à la création d'une rubrique, il faut savoir que, le calcul de la paie s'exécute suivant le plan de paie ordonner par code de rubrique croissant allant du haut vers le bas. Il faut donc veiller à introduire la rubrique en la positionnant au même endroit que les rubriques de même catégorie et en tenant compte de la position des rubriques représentant les assiettes de cotisation et d'imposition.
La rubrique NET à payer étant la dernière rubrique dans l'ordre d'exécution du plan de paie lors du traitement, aucune rubrique ne doit être insérer après celle-ci.
-Ne pas modifier les codes rubriques pré-paramétrées dans le logiciel